Quy trình vận hành kho hàng tối ưu nhất năm 2022

Tốc độ công nghệ hóa, hiện đại hóa ngày một phát triển. Trong bất kỳ mô hình hoạt động nào cũng phải tuân theo nguyên tắc. Quy trình vận hành kho hàng trong các doanh nghiệp lại càng phải chú trọng. Vậy, làm thế nào để có các bước tiến hành một cách tối ưu nhất? Hãy cùng Asa tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Quy trình vận hành kho hàng tối ưu

Quy trình hoạt động của các kho hàng có thể là giống, cũng có thể là không như nhau. Tùy vào khả năng xử lí các dòng hàng hóa, đặc tính của từng ngành nghề công nghiệp ở mỗi kho là khác nhau. Trong bài viết này, Xe nâng hàng Asa sẽ chia sẻ cho bạn đọc 7 quy trình vận hành kho hàng tối ưu mà thông dụng ở các kho nhất. 

>> Xem thêm: Kho hàng là gì? Phân loại các loại kho hàng hiện nay?

Quy trình nhận hàng

Quy trình nhận hàng bắt đầu khi kho nhận được thông báo từ bộ phận mua hàng hay bộ phận sản xuất là hàng đến. Đây là một trong những khâu quan trọng nhất của quy trình vận hành kho. Quy trình này phụ thuộc hoàn toàn vào những yêu cầu của khách hàng đặt ra và cách thiết lập hệ thống. 

Để tránh những trường hợp nhập hàng bị tắc nghẽn và để hiệu quả cao, chính xác nhất thì cần phải tối ưu hóa quy trình nhận hàng. Ta áp dụng các giải pháp như xe nâng giúp dỡ hàng hóa, xe băng tải sẽ dọn dẹp các khu vực kho nhanh hơn.

Ngoài ra, sử dụng phần mềm hệ thống quản lý giúp cho quản lý người lao động và phân bổ người lao động phù hợp bằng cách dự đoán các chuyến hàng.

Quy trình nhận hàng kho cơ bản bạn phải nắm được
Quy trình nhận hàng kho cơ bản bạn phải nắm được

Quy trình cất hàng

Sau khi nhận được thông báo đã nhập hàng xong và xác định được vị trí lưu trữ kho phù hợp. Lúc này, sẽ thực hiện quy trình cất hàng vào vị trí đã được xác định đó. Các nhân viên sẽ di chuyển đến kho tiến hành quét mã vạch xác để xác nhận rằng đã định vị chính xác. 

Việc cất hàng phải đảm bảo phải chính xác để thuận tiện khi lấy hàng hóa nhanh nhất và đặc biệt là không hư hàng. Từ đó, thời gian giảm thiểu mà không gian nhà kho cũng được tận dụng một cách tốt đa nhất có thể. 

Quy trình cất hang hay có tên gọi khác là hoạt động lưu kho
Quy trình cất hang hay có tên gọi khác là hoạt động lưu kho

Lấy hàng

Khi có đơn từ khách hàng ta sẽ thực hiện bước lấy hàng. Người quản lý sẽ thực hiện công việc kiểm tra xem còn đủ hàng theo yêu cầu không, rồi giao danh sách và địa chỉ lấy hàng cho nhân viên. Có hai phương thức lấy hàng chính phổ biến:

– Sơ cấp: Đây là công đoạn đầu tiên trong quá trình lấy hàng. Lúc này hàng hóa được vận chuyển trực tiếp tới khu vực đang xử lý hay nơi đóng gói, ký nhận và phân phối và cũng kết thúc giai đoạn.

– Thứ cấp: Đây là công đoạn thứ hai trong quá trình lấy hàng. Các hàng hóa sơ cấp như trên sẽ được xử lý tiếp trong quy trình thứ cấp. Phải dùng hệ thống để phân loại các đơn hàng nhóm, đơn hàng riêng lẻ.

Quy trình lấy hàng thứ cấp được nhiều đơn vị ưu tiên sử dụng hơn
Quy trình lấy hàng thứ cấp được nhiều đơn vị ưu tiên sử dụng hơn

Đóng gói

Thông thường, hoạt động đóng gói trong kho sẽ phải tuyển rất nhiều lao động bởi số lượng đơn hàng xuất ra sẽ nhiều hơn khi nhập. Có nhiều cách để đóng gói sản phẩm, bạn có thể tham khảo một vài quy tắc đóng gói phổ biến dưới đây.

– Lựa chọn giữa việc chờ đủ đơn hàng mới đóng gói hoặc đóng gói từng phần rồi gửi đi. Việc chờ đủ đơn hàng tuy tốn khá nhiều thời gian nhưng sẽ giúp bạn giảm sai sót nhầm lẫn trong quá trình gói hàng. Còn đóng gói từng phần sẽ tiết kiệm thời gian hơn nhưng lại dễ nhầm, khách cũng phải nhận đơn nhiều lần dẫn đến việc tốn chi phí giao hàng.

– Hàng hóa được theo dõi từ vị trí đã lưu trữ cùng với thời gian và mã hàng.

– Phải kiểm tra lại độ chính xác và đảm bảo chất lượng theo đúng quy trình.

– Lấy hàng từ các khu vực khác nhau phải kết hợp với hệ thống quản lý để hoàn thành đơn hàng một cách chuẩn nhất.

– Nhất định phải đóng hàng hóa theo đúng kích thước, số lượng, đặc điểm, tính chất, yêu cầu vệ sinh và luật hiện hành.

Cần phải đóng gói một cách chính xác để hạn chế những sai sót xảy ra
Cần phải đóng gói một cách chính xác để hạn chế những sai sót xảy ra

>> Xem thêm: Dịch vụ cho thuê xe nâng hàng để tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa thời gian khi giao hàng hóa.

Phân phối

Để giao hàng một cách trọn vẹn nhất thì bạn phải chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng trong việc khởi hành, đúng lúc cho người chuyên chở hàng hóa lên xe tải. Các nhà quản lý hoặc nhân viên vận hành kho phải dự báo và sắp xếp các hoạt động đóng gói theo thời gian đến nhận hàng của nhà cung cấp kịp thời. 

Cụ thể, nếu hàng hóa giao quá sớm thì sẽ dễ bị xáo trộn, lộn xộn trong khu vực xử lý. Còn nếu việc giao bị trễ so với dự định, sẽ trì hoãn việc vận chuyển hàng và gây ra giao hàng trễ.

Các doanh nghiệp cần phân phối hàng hóa đúng lúc và kịp thời
Các doanh nghiệp cần phân phối hàng hóa đúng lúc và kịp thời

Quy trình xử lý hàng hóa bị trả lại

Đây có lẽ là phần phức tạp nhất nhưng cũng không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Cần phải đảm bảo phải có những quy tắc rõ ràng để thuận tiện cho cả hai bên người bán và người mua hàng. 

– Cần tìm hiểu các mặt hàng bị trả lại là gì? Lý do nào khiến hàng hóa bị trả lại? 

– Các hàng hóa được trả lại phải được theo dõi đơn hàng, hóa đơn, chứng từ,..

– Có quy trình rõ ràng để xử lý hàng hóa bị trả sau khi đã về kho.

– Thông tin của hàng tồn kho phải được cập nhật lại bởi hàng hóa vừa thu hồi để lưu trữ trong kho

– Các khoản tín dụng đều phải được ghi chép lại cùng nguyên nhân hàng hóa bị trả lại.

+ Thông tin về hàng tồn kho phải được cập nhật khi hàng hóa được trả lại để lưu trữ trong kho, hoặc sử dụng cho mục đích khác.  

Hoạt động xử lý hàng hóa trở về chiếm khoảng 5% doanh số, hoặc thậm chí lên đến 25%
Hoạt động xử lý hàng hóa trở về chiếm khoảng 5% doanh số, hoặc thậm chí lên đến 25%

Quá trình thêm giá cho sản phẩm

Quá trình thêm giá cho sản phẩm là một phần của kinh doanh, làm cho sản phẩm này sẵn sàng để bán. Bởi vì tính chất đa dạng, nhiều thành phần khác nhau nên quá trình thêm giá sẽ trở nên phức tạp hơn. 

Mặc dù đã phát triển các hệ thống như Logistics, WMS hay ERP dùng để hỗ trợ, tuy nhiên nhiều công ty có những bản ghi các thành phần giá trị gia tăng có thẻ không tương thích với các hệ thống đó.

Qua bài viết trên, bạn có thể thấy hoạt động kho hàng đang phát triển toàn diện trên rất nhiều lĩnh vực. Hy vọng rằng qua đây bạn đã nắm được quy trình vận hành kho để góp phần phục vụ điều hành một kho hàng hiệu quả. Nếu bạn vẫn còn một số thắc mắc liên quan, đừng ngại liên hệ với Asa để chúng tôi giải đáp nhé!

>> Xem thêm: Xe nâng cũ tại Bình Dương cung cấp các nhu cầu về xe nâng hàng đã qua sử dụng với giá rẻ.

Rate this post